Overzicht van belangrijke SAP-tabellen
Hieronder hebben we voor verschillende onderdelen de belangrijkste tabellen opgenomen. SAP is van origine Duits; dat verklaart ook de bijzondere tabelnamen. Aan een tabel alleen heb je niet zoveel natuurlijk, je wil ook weten welke kolommen er in zitten. Daarvoor gebruik ik altijd de volgende website: https://www.se80.co.uk/sap-tables/?name=bseg.
General Ledger (GL)
Let op: bij S/4HANA kun je het beste de ACDOCA exporteren in plaats van de BSEG. Aangezien dat de vervanger is. De ACDOCA zit dus ook niet in oudere SAP systemen.
| Tabelnaam | Beschrijving | Relevantie voor audit |
|---|---|---|
| BKPF | Boekingshoofden | Bevat kerninformatie over boekingen, zoals documentnummer en datum |
| BSEG | Boekingsregels | Gedetailleerde financiële transacties, zoals grootboekrekening en bedragen |
| ACDOCA | Universeel journaal | Centraal opslagpunt voor financiële en managementrapportage in S/4HANA |
| SKA1 | Grootboekrekeningen (hoofd) | Bevat stamgegevens van grootboekrekeningen |
Stamgegevens
| Tabelnaam | Beschrijving | Relevantie voor audit |
|---|---|---|
| LFA1 & LFB1 | Leveranciers (stamgegevens) | Bevat informatie over leveranciers, inclusief bankgegevens |
| KNA1 & KNB1 | Klanten (stamgegevens) | Vergelijkbaar met LFA1, maar dan voor klanten |
| MARA & MAKT | Materialen (stamgegevens) | Essentieel voor voorraadbeheer en inkoopcontrole |
Inkoop
Bij de inkoop vind je zowel de EKBE als de RBKP/RSEG. Beide tabellen bevatten informatie over de facturen. EKBE kijkt echter naar de gehele historie van een inkooporder (ontvangsten, facturen en betalingen), terwijl RSEG/RBKP specifiek gericht is op de factuurregistratie. Het is dus een beetje afhankelijk waar je naar op zoek bent, welke tabel relevant is.
| Tabelnaam | Beschrijving | Relevantie voor audit |
|---|---|---|
| EKKO | Inkooporders (hoofden) | Bevat informatie over inkooporders |
| EKPO | Inkooporders (regels) | Detailniveau van de inkooporders, inclusief bestelde aantallen en prijzen |
| RBKP | Facturen (hoofden) | Informatie over ontvangen facturen van leveranciers |
| RSEG | Facturen (regels) | Gedetailleerde factuurinformatie per item |
| EKBE | Historische inkoopdocumenten | Bevat informatie over goederenontvangsten, factuurboekingen en betalingsgegevens met betrekking tot inkooporders |
Verkoop
| Tabelnaam | Beschrijving | Relevantie voor audit |
|---|---|---|
| VBAK | Verkooporders (hoofden) | Overzicht van verkooporders en contracten |
| VBAP | Verkooporders (regels) | Gedetailleerde informatie over verkochte producten en diensten |
| VBRK | Verkoopfacturen (hoofden) | Hoofdinformatie van facturen naar klanten |
| VBRP | Verkoopfacturen (regels) | Gedetailleerde factuurinformatie per verkocht artikel |
Goederenbewegingen
| Tabelnaam | Beschrijving | Relevantie voor audit |
|---|---|---|
| MKPF | Material Document | Bevat de boekingsinformatie van goederenbewegingen |
| MSEG | Material Document Items | Details over de individuele goederenbewegingen |
| LIKP | Leveringen (hoofden) | Bevat informatie over uitgaande leveringen |
| LIPS | Leveringen (regels) | Details van uitgaande leveringen per artikel |
Overige tabellen
| Tabelnaam | Beschrijving | Relevantie voor audit |
|---|---|---|
| USR02 | Gebruikersgegevens | Bevat informatie over gebruikers en hun laatste login |
| CDHDR/CDPOS | Wijzigingshistorie | Houdt bij welke wijzigingen er zijn gedaan in SAP (bijv. in stamgegevens). |
Dit is slechts een kleine greep uit de duizenden tabellen die SAP gebruikt. Welke tabellen relevant zijn, hangt af van de specifieke auditvraag.
Verschillen tussen SAP ECC en S/4HANA
SAP heeft de overstap gemaakt van ECC naar S/4HANA. De meeste tabellen hierboven bestaan nog steeds. Echter, zoals eerder benoemd, kun je beter de ACDOCA exporteren dan de BKPF/BSEG.
Hoe SAP-gegevens exporteren?
Heel fijn dat het in het systeem zit, maar je wil het er natuurlijk het liefst er uit hebben. Allereerst, het is belangrijk om te weten dat sommige bestanden snel heel groot kunnen worden (CDPOS bijvoorbeeld). Zorg er dus voor dat je weet welke filters je wil toepassen. Denk daarbij aan een jaartal, een company code (BUKRS) of een bepaalde periode.
SAP biedt verschillende manieren om data te exporteren voor analyse.
De volgende drie zijn erg gebruiksvriendelijk, maar wel alleen geschikt voor kleine datasets. Ze voeren namelijk een query direct op de database, zonder optimalisatie.
-
SAP GUI (via SE16N of SE11): Hiermee kun je tabellen bekijken en exporteren naar Excel of CSV.
-
SAP Query (SQVI): Een eenvoudige manier om datasets te combineren zonder diepgaande technische kennis.
-
SAP Fiori: In S/4HANA kun je gegevens ophalen via Fiori-apps.
Bij de volgende heb je wat meer technische kennis nodig, maar kun je wel grotere datasets (meer dan 10.000 records) exporteren.
-
ABAP Queries of custom extracties: Bij grotere datasets kan een SAP-expert een ABAP-programma schrijven om efficiënte extracties te doen.
-
Third-party tools : Veel auditors gebruiken gespecialiseerde tools om SAP-gegevens verder te analyseren.
Conclusie
SAP bevat een schat aan informatie voor auditors, maar het is belangrijk om te weten waar je moet zoeken. Hopelijk heeft dit overzicht je een beetje verder geholpen!
