Introductie
Excel bestaat al sinds 1985 en heeft zich in al die jaren ontwikkeld tot een onmisbaar hulpmiddel. Bijna iedereen kent het en het is overal beschikbaar. Voor auditors is dat ideaal, want je hebt geen dure software of ingewikkelde installatie nodig om ermee aan de slag te gaan.
De voordelen van Excel in de Audit
Het feit dat Excel zo populair is, heeft een aantal redenen. Hieronder heb ik de belangrijkste voor je opgeschreven:
| Voordeel | Beschrijving |
|---|---|
| Makkelijk te gebruiken | Je hoeft geen techneut te zijn om met Excel te werken. De meeste auditors hebben er al ervaring mee, en als je ergens vastloopt, is er altijd wel een collega die je op weg kan helpen. |
| Flexibel | Of je nu simpele berekeningen wilt doen of geavanceerde modellen wilt bouwen, Excel kan het allemaal. Draaitabellen, formules en grafieken maken het makkelijk om data te analyseren. |
| VBA | Heb je een terugkerende taak die je steeds opnieuw doet? Dan kun je met VBA (de programmeertaal van Excel) veel dingen automatiseren en tijd besparen. |
| Visualiseren | Met een paar klikken maak je mooie grafieken en tabellen die je helpen om trends en afwijkingen te spotten. Dat maakt het makkelijker om risico’s in kaart te brengen. |
| Exporteren uit systemen | Excel kan prima overweg met data uit andere systemen, zoals ERP-software en audittools. Zo kun je eenvoudig gegevens importeren en analyseren. |
De nadelen van Excel in de Audit
Er zitten echter ook een aantal nadelen aan Excel. In sommige situaties is het gewoon niet heel handig en kun je beter andere tools gebruiken.
| Nadeel | Beschrijving |
|---|---|
| Grote databestanden | Als je met enorme datasets werkt, kan Excel traag worden of zelfs crashen. In dat geval zijn tools zoals SQL, Python of Power BI een betere optie. |
| Foutgevoelig | Omdat veel gegevens handmatig worden ingevoerd, kunnen kleine foutjes grote gevolgen hebben. Een verkeerde formule of invoer kan leiden tot onjuiste analyses. |
| Samenwerken is lastig | Hoewel je bestanden kunt delen via OneDrive of SharePoint, wordt het snel een rommeltje als meerdere mensen tegelijk in een Excel-bestand werken. |
| Beperkte audittrail | Het is lastig om bij te houden wie wat heeft aangepast. Dit maakt het moeilijk om wijzigingen te controleren en fouten te achterhalen. |
| Foutcontrole ontbreekt | Excel geeft je geen waarschuwing als je een verkeerde berekening maakt. Je moet dus zelf goed blijven opletten en extra controles inbouwen. |
Best Practices
Hoewel Excel veel mogelijkheden biedt, is het belangrijk om het op de juiste manier te gebruiken om fouten te minimaliseren en efficiëntie te maximaliseren. Denk aan zaken als gestructureerde data-invoer, het valideren van formules en functies, en het gebruik van datavalidatie om invoerfouten te voorkomen. In een apart artikel gaan we dieper in op concrete best practices die auditors kunnen helpen om Excel nog effectiever in te zetten.
Conclusie
Excel is een fantastische tool die je als auditor veel flexibiliteit en gemak biedt. Maar het is niet perfect. Voor kleine en middelgrote analyses is het prima, maar als je met veel data werkt of strikte controles nodig hebt, kun je beter naar andere tools kijken.
