Wat is financiële administratie?
Een financiële administratie is het proces, waarbij een bedrijf systematisch al zijn inkomsten en uitgaven bijhoudt. Dit helpt om een duidelijk beeld te krijgen van de financiële situatie en zorgt ervoor dat bedrijven op een juiste manier beslissingen kunnen nemen. Een goede administratie is niet alleen fijn, maar ook verplicht. Bedrijven moeten hun financiën op orde hebben om belasting te betalen en om te voorkomen dat ze in geldproblemen komen.
Door een goed georganiseerde administratie weet een bedrijf precies hoeveel geld er binnenkomt en uitgaat. Dit helpt bij belangrijke beslissingen, zoals het kopen van nieuwe apparatuur, het aannemen van extra personeel of het besparen op kosten. Daarnaast is een up-to-date administratie essentieel voor het opstellen van belastingaangiftes en het verkrijgen van leningen of investeringen. Banken en investeerders kijken dan naar de financiële administratie om te bepalen of een bedrijf financieel gezond is en of het veilig is om er geld in te steken.
Waar dit vroeger een eindeloos papierwerk was, hebben we tegenwoordig allerlei systemen die helpen bij het vastleggen van de administratie. Dat maakt het ook weer mogelijk om data-analyses uit te kunnen voeren!
Basisprincipes van boekhouding
Het verwerken van al die transacties, noemen we boekhouden. Waarschijnlijk een term die je ook eens eerder gehoord hebt. Het is een belangrijk onderdeel van financiële administratie, want daardoor worden al die inkomsten en uitgaven van een bedrijf vastgelegd en ontstaat er een overzicht. Hieronder hebben we enkele basisprincipes van boekhouding uitgelegd.
Wat is boekhouden?
Het boekhouden gebeurt in verschillende stappen. Eerst worden alle inkomsten en uitgaven verzameld, zoals bonnetjes, facturen en bankafschriften. Daarna worden deze gegevens netjes opgenomen in een boekhoudsysteem. Waar de bonnetjes en facturen in allerlei verschillende formats naar je toegestuurd zijn, wordt het op deze manier mooi op een uniforme wijze vastgelegd.
Vervolgens worden de transacties ingedeeld in categorieën, zoals inkomsten uit verkoop of kosten voor huur. Op basis van deze gegevens worden belangrijke financiële verslagen gemaakt, zoals de balans en de winst- en verliesrekening. Deze verslagen laten zien hoe een bedrijf er financieel voor staat en helpen bij het nemen van beslissingen.
Dubbel boekhouden
Een belangrijk principe in boekhouding is het dubbel boekhoudsysteem. Dit betekent dat elke transactie op twee plaatsen wordt genoteerd: één keer als debet en één keer als credit. Hierdoor blijft de balans altijd in evenwicht.
- Debet: Dit betekent dat iets toeneemt in waarde, zoals geld dat wordt uitgegeven aan een aankoop of investering.
- Credit: Dit betekent dat een verplichting of inkomen toeneemt, zoals een lening of een verkoop.
Dit dubbel boekhouden is iets waar menig niet-boekhouder zeer druk om kan maken, maar als je het eenmaal door hebt, zul je zien hoe handig het is! Dit systeem helpt bedrijven om hun financiële administratie kloppend en betrouwbaar te houden. En ook auditors gebruiken deze methode om te controleren of de boekhouding correct is. Dubbel boekhouden biedt dus een extra controlemiddel.
Belangrijke boekhoudprincipes
Ik neem aan dat je inmiddels wel door hebt dat goed boekhouden belangrijk is; om daarbij te helpen zijn er een soort regels/principes opgesteld die overal ter wereld worden gebruikt en ook zijn verwerkt in veel systemen:
| Principe | Uitleg |
|---|---|
| Realisatieprincipe | Inkomsten worden pas geboekt als ze echt verdiend zijn, niet wanneer het geld binnenkomt. Dit voorkomt dat de winst te vroeg wordt geregistreerd en zorgt voor een realistisch beeld van de financiële situatie. |
| Matchingprincipe | Kosten worden geboekt in dezelfde periode als de bijbehorende inkomsten. Bijvoorbeeld: als een bedrijf producten verkoopt, moeten de productiekosten in dezelfde periode worden opgenomen. Dit zorgt voor een correct financieel beeld. |
| Voorzichtigheidsprincipe | Mogelijke verliezen worden direct opgenomen in de administratie, terwijl winsten pas worden geboekt als ze zeker zijn. Dit voorkomt dat een bedrijf een te rooskleurig beeld van zijn financiën schetst en zorgt ervoor dat er rekening wordt gehouden met risico’s. |
| Continuïteitsprincipe | De boekhouding gaat ervan uit dat het bedrijf blijft bestaan en in de toekomst blijft opereren. Dit beïnvloedt de manier waarop activa en schulden worden gewaardeerd. Als er sprake is van onzekerheid over de toekomst van het bedrijf, moet dit worden vermeld in de financiële rapporten. |
| Consistentieprincipe | Bedrijven moeten hun boekhoudregels niet steeds veranderen, zodat de financiële rapporten over verschillende periodes goed vergelijkbaar blijven. Dit maakt het eenvoudiger om trends te analyseren en prestaties te beoordelen. |
| Transparantieprincipe | Alle financiële informatie moet duidelijk en toegankelijk zijn voor belanghebbenden, zodat zij goed geïnformeerde |
Door deze principes te volgen, zorgen bedrijven ervoor dat hun financiële administratie nauwkeurig blijft. Mocht dit fout gaan en de administratie een rommeltje is, dan kan dat leiden tot de onthouding van een oordeel, omdat de auditor bijvoorbeeld geen goed beeld heeft van de administratie en daarom er niet iets over kan zeggen.
