Omdat vele die zijn betrokken bij data analytics in de audit, niet per se auditors zelf zijn (ik ook niet), lijkt het mij goed om een korte basis voor een audit te leggen.
Waarom wordt een audit uitgevoerd?
Een audit wordt uitgevoerd om zekerheid te krijgen. Dit kan gaan om financiële gegevens, interne processen of naleving van regelgeving. Organisaties willen weten of ze op de juiste koers zitten en of er risico’s zijn die ze moeten aanpakken. Soms is een audit verplicht, bijvoorbeeld als een bedrijf beursgenoteerd is of als een overheid een subsidie verstrekt. In andere gevallen gebeurt het vrijwillig, omdat een bedrijf zelf wil verbeteren en transparantie belangrijk vindt.
Wie zijn erbij betrokken?
Bij een audit zijn verschillende partijen betrokken. Allereerst zijn er de auditors – de mensen die de controle uitvoeren. Dit kunnen interne auditors zijn, die binnen een organisatie werken en processen onder de loep nemen, of externe auditors, die onafhankelijk van de organisatie controleren of alles volgens de regels verloopt. Daarnaast zijn er de mensen binnen de organisatie zelf: het management, medewerkers van de financiële afdeling en soms ook de IT-afdeling. Zij leveren de informatie aan en beantwoorden vragen van de auditors.
Welke soorten audits zijn er?
Er zijn verschillende soorten audits, afhankelijk van wat er gecontroleerd wordt:
- Financiële audit – Dit is misschien de bekendste vorm. Hierbij wordt gecontroleerd of de financiële administratie klopt en of de jaarrekening een betrouwbaar beeld geeft van de financiële situatie.
- Operationele audit – Deze audit richt zich op processen binnen een organisatie. Zijn ze efficiënt? Worden risico’s goed beheerd? Dit type audit helpt bedrijven om hun werkwijze te verbeteren.
- IT-audit – In een wereld waarin technologie een steeds grotere rol speelt, is het belangrijk dat IT-systemen goed functioneren en veilig zijn. Een IT-audit bekijkt onder andere of data goed beveiligd is en of systemen betrouwbaar werken.
- Compliance-audit – Hierbij wordt gecontroleerd of een organisatie zich aan wet- en regelgeving houdt. Dit kan gaan om privacywetgeving (zoals de AVG) of specifieke regels binnen een branche.
- Forensische audit – Dit is een diepgaand onderzoek naar fraude of financiële onregelmatigheden. Hier komen vaak gespecialiseerde auditors aan te pas die op zoek gaan naar bewijsmateriaal.
De verschillende fases van een audit
Een audit verloopt in vier hoofdfasen die zorgen voor een gestructureerde en efficiënte uitvoering:
- Planningsfase – In deze fase wordt bepaald wat het doel en de reikwijdte van de audit is. De auditors verzamelen achtergrondinformatie, identificeren risico’s en stellen een auditplan op.
- Interimcontrole – Tijdens deze tussentijdse controle beoordelen auditors alvast de interne controlemaatregelen en processen binnen de organisatie. Dit helpt bij het vroegtijdig signaleren van eventuele risico’s en knelpunten.
- Balanscontrole – Dit is het moment waarop de financiële administratie en balansposten grondig worden gecontroleerd. Auditors verzamelen bewijsmateriaal, analyseren documenten en beoordelen of de financiële informatie betrouwbaar en volledig is.
- Afsluiting – In de laatste fase worden de bevindingen verwerkt in een auditrapport. Hierin staan conclusies, aanbevelingen en verbeterpunten. Ook kan er een follow-up plaatsvinden om te controleren of de organisatie actie heeft ondernomen op de bevindingen.
Door deze vier hoofdfasen te doorlopen, helpt een audit organisaties niet alleen om fouten en risico’s te identificeren, maar ook om processen te verbeteren en transparantie te waarborgen.
