Wat is de post crediteuren?
Een crediteur is een partij aan wie een organisatie nog geld verschuldigd is. De post "crediteuren" op de balans laat dus zien welke facturen nog betaald moeten worden of welke verplichtingen al bestaan maar nog niet zijn voldaan.
Die verplichting ontstaat niet pas bij de betaling, maar meestal al bij ontvangst van een factuur, of soms zelfs bij een geleverde prestatie waarvoor nog geen factuur is binnengekomen.
Als auditor wil je begrijpen hoe deze verplichtingen tot stand komen. Het zegt namelijk iets over de volledigheid en juistheid van de financiële administratie.
Van bestelling tot betaling: de crediteurenketen
De crediteurenpost is het resultaat van een aantal administratieve stappen. Elke stap legt een ander onderdeel van deze verplichting vast:
- Inkooporder: hier wordt vastgelegd wat er besteld wordt, tegen welke prijs en bij welke leverancier.
- Goederenontvangst of prestatiebevestiging: dit bevestigt dat de levering of dienst daadwerkelijk is ontvangen.
- Factuurverwerking: de factuur wordt gecontroleerd en gekoppeld aan de order of ontvangst.
- Boeking en betaling: de verplichting wordt opgenomen in de administratie en later betaald via de bank.
Niet elk bedrijf volgt alle stappen (soms ontbreekt een goedkeuring bijvoorbeeld), maar de beschrijving hierboven vormt wel de kern van het inkoop- en betalingsproces. En juist deze structuur maakt het mogelijk om verbanden te leggen tussen data uit verschillende bronnen.
Hoe de crediteurenpost wordt gecontroleerd
Bij de controle van crediteuren richten we ons doorgaans op drie hoofdvragen: zijn alle verplichtingen opgenomen (volledigheid), bestaan de geboekte verplichtingen echt (bestaan), en zijn ze correct en in de juiste periode vastgelegd (juistheid)?
Om dit te toetsen worden doorgaans een aantal standaardwerkzaamheden uitgevoerd:
- Aansluiting op de balans: het totaal van de crediteurenrekening wordt vergeleken met de administratie.
- Detailcontroles: steekproefsgewijs worden facturen opgevraagd en gecontroleerd op goedkeuring, levering en juiste boeking.
- Cut-off-test: betalingen ná balansdatum worden bekeken om te zien of er nog verplichtingen van vóór balansdatum ontbreken.
- Analytische beoordeling: de uitgaven per maand of leverancier worden vergeleken met voorgaande perioden om opvallende trends te signaleren.
Deze aanpak geeft zekerheid, maar is vaak ook wel tijdrovend en beperkt zich tot een steekproef. In omgevingen waar veel data beschikbaar is, kan analyse juist helpen om diezelfde controles breder uit te voeren.
Data-analyse binnen de crediteurenpost
Data-analyse helpt om verbanden en afwijkingen in de volledige populatie zichtbaar te maken. De doelen blijven hetzelfde (volledigheid, bestaan en juistheid), maar de manier waarop verandert.
Er zijn verschillende analyses te bedenken; ook afhankelijk van het type organisatie. Over het algemeen worden de volgende analyses ingezet:
De "three-way match"
De three-way match is de bekendste controle binnen het inkoop- en crediteurenproces. Hierbij worden drie gegevensbronnen met elkaar vergeleken:
- De inkooporder wat mocht worden besteld;
- De ontvangst wat daadwerkelijk geleverd is;
- De factuur wat in rekening is gebracht.
Door deze bronnen te koppelen kun je zien:
- Of er facturen zijn ontvangen zonder bijbehorende levering (te vroeg geboekt);
- Of er ontvangsten zijn zonder factuur (verplichting nog niet opgenomen);
- Of prijzen en aantallen afwijken van de oorspronkelijke order.
Het resultaat zegt veel over de procesdiscipline binnen een organisatie. Een goed sluitende aansluiting betekent dat de administratie het operationele proces correct volgt. Afwijkingen hoeven niet altijd fouten te zijn, maar vragen wel om toelichting.
Leveranciers- en factuurgedrag
Het bekijken van het facturatiegedrag van leveranciers kan ook waardevolle signalen opleveren. Zo kunnen frequente creditnota’s, factuurdata die vóór de leverdatum liggen of dubbele factuurnummers wijzen op administratieve onnauwkeurigheden of een gebrekkig goedkeuringsproces. Tegelijk geven ze inzicht in het ritme van de leveranciersadministratie (wie factureert structureel laat, of juist te vroeg).
Overige kostenfacturen (overige bedrijfskosten)
Niet alle crediteuren hebben een goederenstroom en daarmee ook geen ontvangst of order. Denk aan huur, verzekeringen, onderhoud of advieskosten. Hier ligt de nadruk meer op patronen in tijd en consistentie.
Voor sommige diensten en bedrijfskosten, zoals huur, verzekeringen, verwacht je een bepaald patroon (de huur betaal je iedere maand of ieder kwartaal), daarom kun je kijken naar terugkerende facturen, plotseling hogere bedragen dan voorgaande periodes of kosten die buiten de verwachte periode vallen.
Bij dit type kosten kan data-analyse helpen om ritme en voorspelbaarheid in kaart te brengen. Afwijkingen vallen dan vanzelf op.
Wat kun je uit deze analyses leren?
Het doel van de analyses is niet om direct afwijkingen te bewijzen, maar om inzicht te krijgen in de betrouwbaarheid van het proces. Enkele voorbeelden:
- Sluiten leveringen en facturen goed op elkaar aan, dan wijst dat op een stabiele administratie.
- Zie je veel leveringen zonder factuur, dan kan dat duiden op achterstallige verwerking.
- Ontdek je facturen zonder order of ontvangst, dan is mogelijk buiten de formele route om geboekt.
- Grote verschillen in factuurdata of aantallen kunnen wijzen op fouten, maar ook op bijzondere situaties (spoedleveringen, seizoenspieken).
De analyses maken zichtbaar waar het proces afwijkt, zodat verdere controle gericht kan plaatsvinden waar dat nodig is.
Tot slot
De crediteurenpost is meer dan een saldo op de balans: het is een weerspiegeling van het hele inkoopproces. Wie begrijpt hoe dat proces in elkaar zit kan ook met data meer context en zekerheid verkrijgen.
Door de verbanden tussen inkooporder, ontvangst en factuur inzichtelijk te maken, wordt duidelijk hoe betrouwbaar de administratie is en waar eventueel nog aandachtspunten liggen.
